Nov. Week 3, 2013
★ Respondez S'il Vous Plait!


こんにちは、
友達に教えてもらって キューブさんのサイトを知って以来、ずっと長くサイトを愛読して、 お買い物もさせていただいた大ファンです。
質の高いウェブサイトをずっと続けていらっしゃるのは、とても大変なことだと思いますが、 このコーナーが出来てから、 秋山さんが理知的な方でいらっしゃるのが良く分かって、 その秋山さんがやっていらっしゃるサイトだから、ずっと質の高さが長続きするのだと思って拝見しています。
キャッチ・オブ・ザ・ウィークは、バック・ナンバーを読み返すほど 好きなのですが、このコーナーもいろいろな勉強になる上に、 興味深い教え(?)が沢山で、毎週とっても楽しみにしています。
私もこのコーナーにご相談しようかと、何週間か迷っていた問題があるのですが、思い切ってメールをすることにしました。 他にもっと深刻なご相談の方がいらしたら、後回しでも結構なので、お時間がある時にアドバイスを頂けたらと思います。

私は、世話好きな方で それを見込まれてというか、利用されてというか、何か集まりをする場合の幹事になってしまうことが多いのです。 ふと考えると、学校のクラス会や 職場の送別会、習い事のクラスの人の誕生日祝い、習い事の先生の誕生日祝い、友達の結婚パーティーなど、 今年だけでも幹事を務めてきた回数は数え切れません。 そういった集まり以外にも、ちょっとした食事会などを入れたら、殆どいつも何かしらの集まりのセットアップをしていることになります。
周囲は私が好きでやっていると思っていて、確かに嫌いではありません。 他の人が幹事になっていると、 連絡の行き届かない部分が気になったり、心配になったりすることも少なくありません。 自分が幹事になって集まりをセットアップする時にも、 プレッシャーを味わうことは多くて、 「人が集まらなかったら どうしよう・・・」と悩んだり、そうかと思えば いきなり人数が増えすぎて、 場所の手配に追われたり、会の当日のお天気を心配したり、 気を揉むことが沢山あります。 会が終わってみると ドップリ疲れることもしょっちゅうです。
それでも会が上手く行って、皆が喜んでくれれば それで報われるので 今までは何とかやってくることが出来ました。

ところが 徐々に周囲が 結婚したり、子供が生まれたり、仕事が忙しくなったりしているせいか、 このところずっと 集まりの案内を Eメールで出しても、返事が戻ってくるのに時間が掛るようになってきました。 前回、ちょっとした集まりをした時には、返事をくれなかった人が いきなり 「ちょっと顔を出すだけ」といって 現れたかと思ったら、出席の返事をした人が ドタキャンで欠席して すっかり予定が狂ってしまいました。
もちろん、当日になって 突然 都合が悪くなることは誰にでもあるので、連絡さえしてくれれば、ドタキャンも時には仕方ないとは思います。 でも 案内に返事をくれなかったのに、いきなり現れたり、間際になるまで 出欠を知らせてくれない人が何人も居るというのは、 こんな人達のために どうして 大変な思いをして幹事役を引き受けなければならないのか?と思えてきて、 虚しささえ感じます。

それで 先日、友達に なかなか出欠の連絡をくれない人達のことを愚痴っていたら、 友達も 「私も 返事をしなきゃと思いながら、何日も忘れていることがしょっちゅう」と言っていて、 私達の共通の友達が 「速攻で返事をすると、何も予定が無いみたいでみっともないし・・・」と 言っていたことを聞かされました。
そんな「忘れている」 とか下らない世間体を気にする人達のために、 幹事を務めている人間が気を揉んだり、疲れたりするのは 納得できません。
本当に忙しい人も中には居ると思いますが、どうしたら せめて 会の案内に早めの連絡を貰うことが出来るでしょうか? 一番困るのは 場所が先に決まっていて、その席を埋めるだけの人を集めなければならない時に、 案内を出したのに、ウンともスンとも言ってこない人ばかりの時です。 催促する訳にも行かないので、夜眠れなくなることもあります。

私の記憶では、秋山さんも 以前ニューヨークでネットワーク・パーティーをしていらしたので、 もしそんなご経験から 何かお知恵を授けて頂けることがあれば嬉しいです。
よろしくお願いします。
今後の、秋山さんと キューブ・ニューヨークのご発展をお祈りしています。

−C−






ネットワーク・パーティーを覚えていて下さってありがとうございます。
今はもうネットワーク・パーティーはしていませんが、今も時々、友人同士のディナーのアレンジを担当するので、Cさんのご苦労は良く分かります。
私は幹事をする人の気持や状況が分かるので、案内を貰ったら一両日中に返事をしますし、 予定がはっきりしない時には、何時になれば予定が分かって、確実な出欠のお返事が出来るかを伝えるメールをするようにしています。 そうしないと、幹事の人が 私がちゃんとメールを受取っているか?とか、何故返事に時間が掛っているのかを 不安に思ってしまうかもしれないと思うためです。
でも世の中には、案内を貰った日に何も予定が入っていなくても、何故かRSVP(出欠の連絡)の締め切り間際まで 返事をしない人は多いものです。 その理由には、締め切りまでに別の予定が入るかもしれないと考えて 返答を保留している場合もあれば、 締め切りを設定されると、その間際までアクションを起さないという人間心理が影響している場合もあるようです。

やはり幹事役を何度も 経験している人は、間際までRSVPを保留されると 幹事が困ることを熟知しているので、 早めに連絡をくれる場合が多いですし、幹事を引き受けたことが無い人でも、頻繁に様々な集まりに参加している人であれば、 出欠の連絡を早めにする配慮が出来る人が多いというのが 私が感じるところです。

逆に出欠の連絡が遅い人、連絡すること事態を忘れている人は、忙しいというよりも 生活がオーガナイズされていない人が多いのが実情です。 これは私だけでなく、多くの人が指摘することですが、忙しい人ほどEメール等の連絡は迅速にこなすものです。 そうでないと、連絡案件がどんどん溜まっていって処理しきれなくなってしまうためで、 忙しい人にとっては、3日前が1週間前のように感じられることは珍しくありません。
また 本当に忙しい人は 1つ1つの集まりのRSVPの締め切りを いちいち覚えている余裕などありませんので、 出席できるならば 「出席」、出来ないのならば「欠席」と、その時点で分かっている予定を 直ぐに連絡してくるものです。
逆に日ごろからあまりお誘いが掛らなくて、時間が余っている人ほど、Cさんの お友達のように 「速攻で返事をすると、何も予定が無いみたいでみっともないし・・・」などと、 単に集まりのRSVPをするだけのことで、体裁を気にする 余裕があったりするものです。 忙しい人は、自分のRSVPのタイミングで 他人がどう考えるかなど 気にしているエネルギーや時間など無いはずですし、そんな体裁を気にすることさえ思いつかないものです。

どうしたら、そういう人達に早くRSVPをしてもらえるようになるかですが、 RSVPのスピードというのは、前述のように 性格やライフスタイルが反映されるものなので、 レスポンスが遅い人をスピードアップさせることを考えるよりも、 レスポンスの早い人を中心に声を掛ける方が 簡単な解決法です。
私が日本に一時帰国する度に集まるメンバーの会では、特定の友人が 10年以上に渡って 幹事を続けてくれていますが、 最初は万遍無く メンバー全員に声を掛けていたものの、返信が来なかったり、 レスポンスが遅いメンバーのせいで、会のセットアップが難しくなることを痛感したとのこと。 そこで 出席でも欠席でも、毎回直ぐに返信をくれるメンバーを 最優先連絡のメンバーにするというシステムにしたそうで、 そうすることによって、案内を出した途端に最低出席人数が直ぐに把握できるので、会場の手配にすぐに取り掛かれるようです。 幹事が仕事で忙しい時は、 その最優先連絡メンバーのみにしか声を掛けない場合もありますが、 参加者は 全員そのシステムを熟知しているので、幹事に迷惑を掛けないためにも、そして 毎回案内がきちんと送られてくるようにするためにも、皆 努めて早めのレスポンスをするようになっています。

同様のシステムは、私のアメリカに住む友人もやっていて、彼女は直ぐにレスポンスをくれる人のリストだけでなく、 出席の連絡をした場合に ちゃんと姿を見せてくれる人のリストも作って、 人数に制限があるパーティーや、確実に参加者が出席してくれないと困るパーティーには、 そうした人にしか声を掛けていないそうです。
ニューヨークのRSVP事情は、日本よりも遥かに性質が悪いところがあって、片っ端から参加のレスポンスをして、 当日現れない人が居たかと思えば、RSVPをしなくても 招待の案内さえもらってたら パーティーや集まりに参加して良いと 思いこんでいる人も居ます。 でも、RSVPをきちんとしない人、幹事や主催者の立場を考えない人というのは、国や街が違っても 往々にしてあまり 思いやりがある人ではなく、身勝手な人が多いですし、 そうした人は、確実に人数を抑えなければならないオケージョンでは 非常にリスキーな招待客といえます。 ニューヨークでは 今や 予約した人数が揃わないと、揃わない人数 1人当たり 50〜100ドルのチャージをする高額レストランが 増えてきているので、そんなレストランでのディナーにリスキーなメンバーが入っていたら、 幹事は 当日メンバーが全員揃うまでリラックスすることさえ出来ません。

とは言っても、Cさんほど多くの集まりの幹事をされていたら、中にはメンバーを選べないほどに多くの案内を出さなければならない会、 Cさんが個人的に知らない人にも案内を出す会などが含まれていると思います。
幹事を個人的に知らない場合の方が 出欠のレスポンスが早いのが通常ですが、それでも 前述のように締め切りが設定されていると、その直前までアクションを起さない人というのが 少なくないのが実情です。
世の中には税金の申告でも、レポートの提出でも、締め切り間際にならないとやる気が起こらない人というのが居るものです。 でもその結果、前もってやっておくよりも遥かに大きな労力を費やしたり、周囲に迷惑を掛けたりすることになるのが通常です。 私の知人のビジネス経営者は、「そういうタイプの人は計画性に乏しく、自主性が無い人ので、 ビジネスをやっても、何をやっても成功しない」と言い切っていますが、私も 全員がそうとは限らなくても、確かにそれには一理あると思う次第です。

それとは別に、私のかつてのアメリカ人の女友達は 税金の申告が まだ郵便で行われるのが主流だった時代に、 申告の締め切り当日に郵便局で大行列している最中に 男性と知り合って かなり真剣な交際をしていました。 でも いざ結婚という段階になって、家族に大反対されて 結局彼と別れてしまいました。 家族が反対した理由は、間際まで税金の申告を怠るような人間同士が夫婦になったら、 クレジット・カードの支払いから、大切な物事の手続まで、全てが遅れて 問題が起こるに違いないということでした。
そう言われた彼女は、家賃の支払いを忘れて レイト・フィーを何度も支払うような状態。 一方の男性も、当時未だ自動引き落としになっていなかったクレジット・カードの支払いに遅れては、余分に フィーや利息を支払うことになって ボヤいていたそうで、家族の言う通りだと 彼女が考え直したことで、2人が別れることになりました。

すなわち 締め切り間際でないとアクションを起こさない、起せないという人は その性格のせいで 人生の中の様々なチャンスを逸したり、同じことをするにも時間に追われて大騒ぎになったり、 締め切りを逃して余分な出費を被るなどのトラブルに見舞われているケースが多いので、 幹事に迷惑を掛けているだけの天罰が下っていると思って、 RSVPの遅れを許してあげるように心掛けてみてください。

Cさんは責任感が強い、きちんとした性格の方とメールの文面からお察ししますが、 集まりのアレンジでストレスを抱えるよりも、そうした参加者のレスポンスを観察しながら、 マンウォッチングをしていくと、長く信頼してお付き合い出来る友達や、 一緒に居ると迷惑を掛けられるだけの友達などが分かってくることと思います。 そんな参加者の人間的側面が観察出来るのも、幹事業の醍醐味であったりします。

最後に、幹事役は集まりのアレンジの主導権を握る役割であって、 身勝手な参加者に振り回されながら 世話を焼くというポジションではありません。 ですので、大変な思いをして 「私がこれだけ やってあげているのに・・・」という気持を抱くより、 自分のやり方を考えて、「私が幹事として責任を負うのはこの範囲」とテリトリーをしっかり打ち出して、 あとは周囲に協力を仰ぐ方が 楽に、そしてリラックスして集まりをアレンジすることが出来ると思います。
幹事役は、お金を支払われて請け負っている訳ではないことは周囲も承知していますので、 RSVPのスピードアップにしても、それ以外の集まりの準備にしても、周囲に協力体制を築いてしまえば Cさん1人が気を揉むことなく進んで行くかもしれません。


Yoko Akiyama


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執筆者プロフィール
秋山曜子。 東京生まれ。 成蹊大学法学部卒業。 丸の内のOL、バイヤー、マーケティング会社勤務を経て、渡米。以来、マンハッタン在住。 FIT在学後、マガジン・エディター、フリーランス・ライター&リサーチャーを務めた後、1996年にパートナーと共に ヴァーチャル・ショッピング・ネットワーク / CUBE New Yorkをスタート。 その後、2000年に独立し、CUBE New York Inc.を設立。以来、同社代表を務める。


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